L’une des utilisations les plus courantes des codes QR est de permettre un accès rapide à documents numériques tels que des fichiers Word. Si vous avez un fichier que vous souhaitez distribuer sans recourir aux e-mails ou aux liens traditionnels, Word propose plusieurs façons d'intégrer ou de générer des codes QR directement à partir du programme ou avec des méthodes complémentaires. Nous vous expliquons comment.
Qu'est-ce qu'un code QR et à quoi sert-il ?
Un code QR (Quick Response) est un type de code-barres bidimensionnel qui stocke différents types d'informations. Bien que son origine remonte à 1994 avec Denso Wave, ce n'est que la dernière décennie que son utilisation est devenue populaire en raison de la prolifération des smartphones avec caméras et lecteurs intégrés.
Cela sert à montrer URL, textes, emplacements, e-mails et même fichiers. Vous pouvez le scanner avec l'appareil photo de votre téléphone ou avec des applications spécifiques, et il vous dirigera directement vers le contenu crypté. Cette capacité en fait une excellente solution pour la distribution de documents, qu'ils soient au format physique (tels que des affiches, des dépliants ou des étiquettes) ou numérique.
Avantages de l'utilisation des codes QR dans les documents Word
L'intégration d'un code QR dans un document Word ou l'utilisation d'un code pointant vers ce document présente plusieurs avantages, tels que :
- Accessibilité instantanée : En le scannant simplement, l'utilisateur peut accéder à un fichier spécifique sans le rechercher dans sa messagerie électronique ou sur une autre plateforme.
- Évitez les erreurs de frappe : Au lieu de taper une longue URL, le code QR vous amène directement au contenu.
- Polyvalence: peut être imprimé, partagé numériquement ou inclus dans d’autres supports marketing.
- Mise à jour facile : Si le contenu du lien change, le code QR peut toujours être valide s'il pointe vers une URL statique dont les informations sont mises à jour.
Option 1 : Créer des codes QR dans Word avec le module complémentaire QR4Office
Le moyen le plus simple et le plus direct d'ajouter un code QR à un document Word est d'utiliser le complément QR4Bureau. Ce plugin est installé dans Word lui-même et vous permet de générer des codes QR personnalisés en quelques étapes seulement.
Installation du plugin
1. Ouvrez Microsoft Word et accédez à l'onglet Insérer sur la barre du haut.
2. Cliquez sur Obtenir des plugins.
3. Dans le magasin qui ouvre, écrivez QR4Bureau dans le moteur de recherche.
4. Cliquez sur ajouter pour l'installer.
Génération de code
Une fois le plugin ajouté, une fenêtre latérale apparaîtra à partir de laquelle vous pourrez configurer le code QR :
- Saisissez les informations que vous souhaitez encoder : URL, e-mail, numéro de téléphone, emplacement ou texte brut.
- Personnalisez les couleurs, la taille et d’autres éléments esthétiques si vous le souhaitez.
- Haz clic en Insérer pour ajouter le QR code directement au document.
Une fois inséré, il se comporte comme une image que vous pouvez facilement déplacer, redimensionner ou copier.
Option 2 : Créer un code QR à partir d'une propriété personnalisée à l'aide de champs dans Word
Une alternative plus technique mais utile si vous souhaitez Le contenu du QR est mis à jour automatiquement consiste à utiliser des champs dans Word avec des propriétés de document personnalisées. Cela peut être particulièrement utile si vous souhaitez créer des codes QR dynamiquement.
Étape par étape
1. Créez une propriété de document personnalisée (à partir de Informations sur le fichier → Propriétés → Propriétés avancées → Personnalisé).
2. Dans le document, cliquez sur Ctrl + F9 pour insérer un champ manuellement.
3. Ecrire Code-barres d'affichage « DocProperty property_name » QR.
4. Vous pouvez également le faire en allant dans Insertion → Pièces rapides → Champ et en sélectionnant « Afficher le code-barres » avec les paramètres appropriés.
5. Basculez entre la représentation graphique ou textuelle du champ à l'aide du menu contextuel.
Important: Cette méthode ne met pas automatiquement à jour le contenu à l'écran, vous devrez donc cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner « Mettre à jour le champ » pour voir les modifications reflétées.
Cette méthode est utile si vous utilisez des solutions de gestion de documents comme Therefore™, car elles s'intègrent à Word via des propriétés personnalisées pour synchroniser le contenu.
Option 3 : Créer un code QR pour un fichier Word téléchargé en ligne
Si vous souhaitez que le code QR ouvre un document Word lors de la numérisation, vous pouvez télécharger le fichier sur Internet, puis créer le code à partir d'un générateur en ligne qui renvoie vers ce fichier. Cette stratégie est idéale pour faciliter l’accès aux documents sans avoir à les envoyer par courrier.
Étapes recommandées
- Téléchargez le document sur une plateforme cloud : Google Drive, Dropbox, OneDrive ou tout autre hébergement utilisant une URL publique.
- Obtenez le lien public de ce fichier : assurez-vous qu'il est configuré pour afficher les autorisations pour toute personne disposant du lien.
- Utilisez un générateur de code QR : Accédez à un site Web comme HazTuCartaDigital.com ou similaire, qui vous permet de saisir une URL et de renvoyer un code QR téléchargeable.
- Personnaliser et télécharger : au format PNG, idéal pour l'impression ou le partage.
Cette approche est parfaite pour convertir un fichier Word en quelque chose de facilement accessible par les clients, les étudiants ou les collègues, sans avoir à envoyer le fichier directement.
Où utiliser les codes QR générés dans Word ?
Ces codes QR peuvent être utilisés dans d’innombrables contextes. Voici quelques exemples :
- Affiches et signalisation : utile lors d'événements ou de salons pour proposer un accès à des catalogues ou des fiches techniques.
- Brochures ou flyers commerciaux : parfait pour diriger les clients vers un portfolio ou une présentation.
- Balises du produit : avec accès aux manuels d'instructions ou aux données techniques.
- Cartes de visite: incluant un QR code contenant votre CV sous Word ou votre profil professionnel.
De plus, si vous choisissez de télécharger le code QR sous forme d'image, vous pouvez l'inclure dans des conceptions graphiques, des publications sur les réseaux sociaux, des newsletters et même des produits physiques.
Derniers conseils pour tirer le meilleur parti de vos codes QR
Vérifiez toujours le contenu du code avant l'impression ou la publication. Utilisez un téléphone portable ou une tablette pour le scanner et vérifier qu'il redirige vers le contenu attendu.
Soignez le design: Assurez-vous que le contraste entre l'arrière-plan et le code QR est net. Évitez les arrière-plans sombres ou les images chargées derrière le code.
Ne pas couper ni déformer le code QR.:Bien que cela ressemble à une image, sa lisibilité repose sur la disposition exacte des blocs. Changer sa forme ou son rapport hauteur/largeur peut le rendre illisible.
Rendez-le accessible:Si vous l'insérez dans un document imprimé, placez-le dans un endroit visible et avec une taille suffisante (au moins 2,5 cm x 2,5 cm).
Essayez plusieurs générateurs si celui que vous utilisez ne vous donne pas de bons résultats. Certains offrent plus d’options de personnalisation que d’autres.
Avec ces trois options, générer un code QR pour un contenu lié à Word est à la portée de tous, sans avoir besoin de connaissances techniques avancées. Il vous suffit de décider si vous souhaitez l'intégrer directement dans votre document, le rendre dynamique avec les propriétés du document ou en créer un qui pointe vers un fichier téléchargé sur le cloud. Partagez ces informations avec d’autres utilisateurs afin qu’ils sachent comment procéder..