Le partage correct des classeurs Excel fait la différence entre une collaboration fluide et des difficultés avec les versions, les verrous et les autorisations. Si vous enregistrez et partagez bien, vous pourrez éditer en équipe en temps réel ou limiter l'accès en lecture seule en fonction de ce dont vous avez besoin à un moment donné.
Dans ce guide, j'explique étape par étape comment enregistrer où vous le souhaitez, comment partager par lien ou par invitation, comment activer l'édition dans le navigateur ou dans l'application de bureau et, très important, Qu’implique la co-écriture et quelles sont les limites de la méthode classique du livre partagé ? Pour ne pas être pris au dépourvu. Vous découvrirez également comment arrêter de partager si nécessaire.
Enregistrez le classeur dans un emplacement pratique pour la collaboration
Avant de penser aux autorisations et aux liens, commençons par le commencement : Assurez-vous que le fichier est enregistré dans un emplacement accessible à d’autres personnesIl peut s'agir d'un lecteur partagé au sein de votre organisation ou d'un espace dans le cloud de l'entreprise. Si le classeur ne se trouve pas dans un emplacement partagé, personne d'autre ne pourra l'ouvrir ou le modifier.
Lorsqu'un livre est partagé avec succès et que la plateforme le reconnaît, vous verrez l'indication dans la barre de titreCe signal confirme que le fichier est prêt à être utilisé par d'autres personnes, que ce soit en édition simultanée ou en lecture seule.
Façons de partager des classeurs dans Excel
Excel permet le partage de plusieurs manières en fonction de l'environnement et du besoin. Vous pouvez inviter par e-mail avec un lien, activer l'édition dans le navigateur ou l'application de bureau, ou créer un accès en lecture seule.Vous trouverez ci-dessous les options les plus courantes.
Inviter par e-mail et modifier dans le navigateur ou l'application
Lorsque vous envoyez une invitation par e-mail, les destinataires reçoivent un message avec un lien pour ouvrir le fichier. Cliquez simplement sur le lien et le classeur s'ouvrira dans votre navigateur via Excel pour le Web.À partir de là, vous pouvez visualiser le contenu sans rien installer.
Si une modification est nécessaire dans le navigateur lui-même, les utilisateurs peuvent choisir l'option Modifier le livre, puis Modifier dans le navigateur pour commencer à travailler directement en ligne. C'est rapide, aucune configuration requise et vous permet de collaborer avec d'autres personnes sans quitter votre navigateur.
Si vous préférez travailler à partir de l'application de bureau Excel, c'est également possible. Choisissez simplement Modifier le classeur, puis Modifier dans ExcelCela ouvre le fichier dans l'application installée sur votre ordinateur, en maintenant une connexion au fichier partagé afin que les modifications soient synchronisées.
Partager des classeurs Excel en lecture seule et pour le Web
Il y a des moments où vous souhaitez que les autres puissent consulter le livre mais pas le modifier. Pour partager un fichier Excel pour le Web en lecture seule, suivez cette procédure.
- Allez dans Fichier, puis Partager et choisissez Partager avec d’autres, ou utilisez le bouton Partager dans le coin supérieur droit. Les deux itinéraires vous mènent au même panneau de partage.
- Dans la case où vous pouvez saisir un nom ou une adresse e-mail, indiquez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager. Si vous avez déjà utilisé ces adresses, elles peuvent apparaître lorsque vous tapez; dans ce cas, sélectionnez-les. Sinon, appuyez sur Entrée après avoir saisi l'adresse.
- Pour forcer la lecture seule, ouvrez les paramètres du lien. Désactivez l'option Autoriser la modification et appliquez les modificationsVous verrez que la description indique désormais que toute personne disposant du lien peut la voir.
- Sélectionnez Envoyer pour qu’Excel pour le Web envoie le lien par e-mail. Les personnes invitées recevront un accès avec des autorisations en lecture seule et ils ne pourront pas modifier le livre.
Co-rédaction : édition simultanée avec d'autres personnes
L’un des grands avantages de travailler avec Excel dans le cloud est la co-création. Plusieurs personnes peuvent éditer le même livre en même temps., chacun depuis son propre appareil. Cela accélère considérablement le travail d'équipe.
Pour que la co-création fonctionne, les participants doivent utiliser une version d'Excel qui la prend en charge. Ils sont compatibles avec Excel pour AndroidExcel pour iOS, Excel Mobile et Excel associé à un abonnement Microsoft 365Si quelqu'un ne possède pas l'une de ces versions, il peut la modifier à partir d'Excel pour le Web afin de l'intégrer de manière transparente.
Pendant que vous travaillez simultanément, il est courant de voir les sélections d'autres utilisateurs surlignées dans des couleurs différentes. Les sélections colorées s'affichent que vous utilisiez Excel pour Microsoft 365, Excel pour le Web, Excel pour Android, Excel Mobile ou Excel pour iOS.C'est un signal visuel très utile pour éviter de marcher sur quelque chose.
Veuillez noter une nuance : pour les clients Microsoft 365, L'enregistrement automatique doit être activé pour afficher les sélections de couleurs.S'ils n'apparaissent pas, attendez quelques secondes pour voir s'il y a une latence. Si vous ne les voyez toujours pas, vérifiez que tout le monde utilise des versions compatibles.
Si quelqu'un utilise Excel Mobile ou une autre édition non prise en charge, sa sélection n'apparaîtra pas, mais ses modifications arriveront presque instantanément. Avec les anciennes versions d'Excel, il n'est pas possible de modifier simultanément ou d'afficher les sélections., il est donc conseillé de vérifier l'édition avant de démarrer une session collaborative.
Méthode classique de partage de livres et comment arrêter de partager
Excel dispose d'une méthode de classeur partagé héritée qui permet à plusieurs personnes de travailler sur un fichier, mais Ce système classique est très limité et de nombreuses fonctions ne sont plus disponibles. tant qu'il est actif. Si vous avez besoin de fonctionnalités avancées, il est préférable de le désactiver.
Lorsqu'il est temps de récupérer les fonctionnalités bloquées par le classeur partagé, il est temps d'arrêter le partage. Le processus est simple et s’effectue à partir de l’onglet Révision.. Suivez ces étapes:
- Cliquez sur l'onglet Révision. Vous y trouverez les outils liés au partage et au contrôle des modifications..
- Choisissez le bouton Partager le livre. La boîte d’options du mode Livre partagé s’ouvrira..
- Décochez la case qui autorise les modifications par plusieurs utilisateurs à la fois. Cela désactivera le classeur partagé hérité. et vous récupérez des fonctions.
- Confirmez avec OK lorsque la boîte de dialogue vous le demande. Excel appliquera la modification au fichier actuel.
- Si un avertissement apparaît, sélectionnez Oui pour continuer. De cette façon, le livre n'est plus partagé et les fonctionnalités indisponibles reviennent..
Une fois ces étapes terminées, le fichier n’est plus partagé via la méthode classique. Cela vous permet de travailler à nouveau avec des éléments qui étaient verrouillés, tels que certains tableaux, graphiques ou macros., entre autres.
Limites de l'ancienne méthode du livre partagé
Le système traditionnel de livres partagés appartient au passé. De nombreuses fonctionnalités sont désactivées lors de l'utilisationVous trouverez ci-dessous une liste partielle de ce que vous ne pourrez pas faire avec cette méthode activée.
| Articles non disponibles | Actions non disponibles |
|---|---|
| Insérer ou créer des tableaux Excel | gammes de cellules (insérer ou supprimer) |
| supprimer feuilles | |
| validation des données (ajouter ou modifier) | combiner cellules ou cellules fusionnées non fusionnées |
| graphiques dynamiques (créer ou modifier) | Ordre ou filtrer en utilisant le format |
| imagerie (insérer ou modifier) et d'autres objets | outils de dessin (pas disponible) |
| hyperliens (insérer ou modifier) | mots de passe (attribuer, modifier ou supprimer) |
| scénarios (créer, modifier ou afficher) | Protéger ou déprotéger les pages ou le livre |
| sous-totaux automatiques (insérer) | grappes ou schémas de données (créer) |
| données dans les tables (créer) | |
| information tableau croisé dynamique (créer ou modifier) | formules matricielles (modifier ou supprimer) |
| segmentations données (créer ou appliquer) | Mappages XML (ajouter, renommer ou supprimer) |
| graphiques sparkline (créer ou modifier) | Lier des cellules aux éléments XML |
| Excel 4.0 (feuilles de dialogue) | Panneau source XML, Barre XML ou commandes XML du menu Données |
| formulaires de données pour ajouter des enregistrements | |
| commentaires en fil de discussion (ajouter) | Éditer ou supprimer les commentaires en fil de discussion |
Comme vous pouvez le constater, nous ne parlons pas de détails mineurs. Il s’agit de fonctions couramment utilisées qui sont interdites une fois le classeur partagé avec l’ancien système.Par conséquent, si vous devez modifier des cellules fusionnées, créer des tableaux, utiliser une mise en forme conditionnelle ou travailler avec des macros, il est préférable de désactiver ce mode.
Bonnes pratiques pour partager des classeurs Excel et collaborer
Bien que chaque équipe ait sa propre façon de travailler, il existe des lignes directrices qui aident toujours. Enregistrez le fichier dans un emplacement commun et stable, de préférence géré par votre organisation., pour éviter les problèmes d'autorisation ou d'accès.
Lorsque vous souhaitez offrir une visibilité sans autoriser les modifications, créez un lien en lecture seule. Décochez Autoriser la modification dans les paramètres du lien et appliquez avant d'envoyer des invitations, afin d'éviter les modifications accidentelles.
Si vous co-éditez en temps réel, vérifiez les versions. Excel pour Microsoft 365, Excel pour le Web, Excel pour Android, Excel Mobile et Excel pour iOS prennent en charge la co-création.Si quelqu'un ne figure pas dans l'un d'entre eux, veuillez ouvrir le fichier depuis votre navigateur.
Lors de la co-rédaction, vous pouvez voir en couleur ce que chaque personne sélectionne, à condition que les conditions décrites ci-dessus soient respectées. Activez l'enregistrement automatique si vous utilisez Microsoft 365 pour que vos sélections de couleurs soient renduesS'ils n'apparaissent pas, attendez un instant et vérifiez la version de chaque participant.
Si les sélections de quelqu'un d'autre ne s'affichent pas mais qu'il utilise une version prise en charge, il peut s'agir d'un retard temporaire. Les modifications se propagent presque instantanément même si vous ne voyez pas la sélection de l'autre utilisateurS'ils utilisent une ancienne version, ils ne pourront pas modifier en même temps que vous.
Et quand le livre partagé classique vous empêche d'avancer, désactivez-le comme nous l'avons vu. Des actions telles que la fusion de cellules, la création de tableaux ou l'utilisation de macros seront à nouveau disponibles.Ensuite, si vous souhaitez continuer à collaborer, utilisez la co-création moderne ou partagez avec les autorisations appropriées.
Modifier dans le navigateur ou dans l'application de bureau ?
Il n’y a pas de réponse unique : cela dépend de ce dont vous avez besoin. L'édition dans le navigateur est parfaite pour des contributions rapides, un accès depuis n'importe quelle équipe et une co-création sans friction.Il ne nécessite aucune installation et permet de travailler facilement avec des personnes qui ne disposent pas de l'application de bureau.
Si vous envisagez d'utiliser des fonctionnalités avancées, vous préférerez peut-être l'application de bureau. En choisissant Modifier dans Excel, vous travaillez avec toute la puissance de l'application locale, en conservant la connexion au fichier partagé.C'est particulièrement utile si vous avez besoin de fonctionnalités qui ne sont pas disponibles dans le navigateur ou si vous travaillez avec des classeurs complexes.
À quoi cela ressemble pour la personne qui reçoit votre invitation
Celui qui reçoit votre email avec le lien a la tâche très simple. Ouvrez le lien, affichez le classeur dans votre navigateur avec Excel pour le Web et décidez si vous souhaitez le modifier ici ou l’ouvrir dans Excel.Il n’est pas nécessaire de télécharger des copies locales pour commencer, ce qui évite les conflits de versions.
Si vous avez envoyé un lien en lecture seule, cette personne pourra voir le contenu mais pas le modifier. Les autorisations s'appliquent au lien que vous partagez, alors définissez-les avant de l'envoyer.C'est le moyen le plus rapide de contrôler ce que chaque destinataire peut faire.
Quand arrêter de partager
Au-delà de la méthode classique, il existe des situations dans lesquelles vous avez simplement besoin de travailler seul pendant un moment. Si vous envisagez d’apporter des modifications majeures ou de restructurer le livre, envisagez de suspendre la collaboration., appliquez les modifications et rouvrez-le ensuite sur l'ordinateur.
Cela réduit le risque de conflits et d’erreurs lors de l’édition d’éléments sensibles. Profitez de cette pause pour les tâches qui ont tendance à se bloquer dans les scénarios collaboratifs., comme des modifications massives de structure ou des ajustements avancés de formatage et de validation.
Vous disposez désormais de la carte complète pour sauvegarder et partager judicieusement vos classeurs Excel. De la co-création en temps réel aux invitations en lecture seule et au désengagement des méthodes héritées, choisissez l’option qui convient le mieux à votre équipe et aux exigences de chaque projet. Partagez ce guide et davantage de personnes sauront comment gérer l’option de partage dans les classeurs Excel..