Vous souhaitez localiser des documents, des images ou des conversations sans ouvrir dix applications différentes ? Copilot s'intègre à Windows et Microsoft 365 pour offrir une recherche unifiée qui suit les personnes, les conversations, les réunions, les fichiers et bien plus encore. Grâce à des recommandations intelligentes, des vues récentes et des filtres précis, vous pouvez revenir à vos activités en quelques secondes sans perdre le fil.
Dans ce guide, j'explique étape par étape comment rechercher des fichiers avec Copilot sous Windows et je vous montre également des options avancées. Parmi nos fonctionnalités, on compte le filtrage par source ou par propriétaire, le panneau Accès rapide, les recommandations automatiques, le téléchargement de fichiers pour analyse via le chat, les contrôles de confidentialité, et même la recherche et la suppression de données liées à Copilot grâce à eDiscovery et Microsoft Graph. Le tout avec une approche pratique à appliquer au quotidien.
Rechercher avec Copilot dans l'application Microsoft 365
Le point de départ pour rechercher des fichiers avec Copilot se trouve dans l’application Microsoft 365 Copilot., où la fonction de recherche centralise les personnes, les conversations, les réunions et les documents vous concernant. Vous y trouverez également des suggestions personnalisées et un raccourci vers les éléments que vous avez récemment utilisés ou partagés avec vous.
Pour lancer une recherche, ouvrez l’application Microsoft 365 Copilot et sélectionnez Rechercher dans le volet de navigation.Saisissez votre requête dans le champ de recherche et choisissez un résultat immédiat, ou appuyez sur le bouton > pour afficher des résultats plus détaillés. Copilot rassemble les résultats de diverses sources au sein de votre organisation et les présente dans un format unifié.
La recherche intégrée ne se limite pas aux documents OfficeCela peut également inclure des images, des messages, des sites SharePoint et du contenu provenant d'autres applications connectées. Par exemple, si vous vous souvenez que quelqu'un a partagé un document de suivi de bug avec vous, saisissez simplement une partie du titre ou des mots-clés pertinents pour le récupérer instantanément.
Avantages et filtres de recherche
Le plus grand avantage de la recherche Copilot est qu’elle combine une large portée avec précision grâce aux filtres.Si vous obtenez trop de résultats, réduisez la portée par type d'élément (fichiers, contacts, réunions, discussions, etc.) jusqu'à ce qu'il ne vous reste que ce qui est pertinent pour votre tâche.
De plus, Copilot affiche des recommandations et des résumés prêts à l'emploi.Vous verrez des suggestions de fichiers et des résumés de réunions avec des idées de travail ultérieur. Ce contexte vous fera gagner du temps et vous guidera vers l'étape logique suivante.
Une autre aide clé est la section Récent, qui répertorie ce que vous avez récemment ouvert ou modifié. Revenir à un document sur lequel vous travailliez il y a quelques heures est simple comme bonjour, sans avoir à mémoriser les chemins ou les dossiers.
Accès rapide : Récent, Partagé et Favoris
Dans la recherche, la zone Accès rapide regroupe votre contenu en trois listes très pratiques pour passer en quelques secondes d'une chose importante à l'autre de la vie quotidienne.
- Récente:Tout ce que vous avez récemment ouvert ou modifié afin que vous puissiez vous remettre au travail sans perdre de temps.
- Partagé: des fichiers que des collègues ont partagés avec vous et qui sont souvent essentiels au travail d'équipe.
- Favoris:Marquez les documents dans l’application Microsoft 365 Copilot elle-même, dans OneDrive ou dans Word/PowerPoint/Excel, afin de les avoir toujours à portée de main.
Besoin d'être plus précis dans Accès rapide ? Appliquez des filtres rapides ou appuyez sur + Nouveau dans le menu des filtres pour explorer en détail des critères tels que Emplacement, Partagé par y Dans la propriétéDe cette façon, vous pouvez, par exemple, conserver uniquement ce qui se trouve sur un site SharePoint spécifique ou ce que quelqu'un vous a envoyé.
Comment formuler des requêtes et ouvrir des résultats
Écrire des requêtes naturelles : un titre partiel, un type de fichier ou le sujet du contenuCopilot interprète les recherches telles que « présentation commerciale du 3e trimestre » ou « images d'événements ». Lorsque les résultats apparaissent, sélectionnez-les pour les ouvrir directement ou appuyez sur la flèche > pour afficher d'autres résultats et affiner votre recherche.
Si vous n’êtes pas satisfait de la première tentative, ajoutez des détails tels que l’auteur, la date, le format ou le lieu.Par exemple : « Rapport de retour sur investissement de l'auteur Marta au format PDF » ou « compte rendu de réunion produit dans SharePoint ». Combiner filtres et mots-clés est le raccourci le plus efficace.
Recommandations et résumés pour vous guider
Copilot comprend un espace Recommandations avec des résumés de réunions et des fichiers susceptibles de vous intéresser., ainsi que des instructions suggérées pour la suite du travail. Vous pouvez ouvrir la recommandation ou cliquer sur la notification ci-dessous pour l'ouvrir dans Microsoft 365 Copilot et développer les informations dans une conversation.
Dans cette conversation avec Copilot, vous pouvez demander des détails, extraire des points clés ou préparer les prochaines actions. (comme rédiger un e-mail avec les accords de réunion). C'est un moyen rapide de passer de la « recherche » à la « mise en pratique ».
Où se trouve Copilot dans les applications et les exigences du compte ?
Si vous disposez d’un abonnement Copilot, vous verrez son onglet dans Word, Excel, PowerPoint et Outlook sur le Web.Avec un abonnement Microsoft 365 qui inclut des applications de bureau, Copilot apparaîtra également dans les versions installées sur votre PC.
Tout d’abord, assurez-vous de vous connecter avec le bon compte.Pour un usage personnel, vous avez besoin de Microsoft 365 Personnel ou Famille, ou de Copilot Pro. Pour les entreprises, l'une des options suivantes : Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 ou F3, plus une licence Microsoft 365 Copilot. Pour les nouveaux fichiers non enregistrés ou stockés localement, compte principal qui apparaît ci-dessus dans la fenêtre Microsoft 365 doit être sous licence pour Copilot.
Vérifiez également vos paramètres de confidentialité, car ils peuvent masquer Copilot s'il est désactivé.Sous Windows : Fichier > Compte > Confidentialité du compte > Gérer les paramètres. Activez « Expériences analysant votre contenu » et, en dessous, « Toutes les expériences connectées ». Sous Mac : Word > Préférences > Confidentialité, puis activez les deux mêmes options. Si elles étaient désactivées, leur activation déverrouillera les expériences Copilot dans les applications.
Plus de façons de travailler avec la recherche
La recherche avec Copilot ne se résume pas à une simple barre de saisie:Il est complété par des recommandations, un accès rapide, des filtres avancés et, surtout, la possibilité de discuter pour extraire des détails de ce que vous trouvez ou passer à l'étape suivante en moins de clics.
Téléchargement de fichiers sur Copilot pour l'analyse du contenu
Copilot vous permet de télécharger des images ou des fichiers compatibles directement dans le chat., analysez son contenu et proposez des réponses, des résumés ou des recommandations en fonction de son contenu. C'est idéal si vous souhaitez « poser une question » sur un document sans l'ouvrir dans son application native.
Les fichiers que vous téléchargez sont stockés en toute sécurité pendant 30 jours maximum et sont automatiquement supprimés.Microsoft n'utilise pas le contenu des fichiers que vous téléchargez sur Copilot pour entraîner les modèles. La taille maximale du fichier est de 50 Mo.
Formats pris en charge: documents (PDF, DOCX, XLSX, PPTX), images (PNG, JPEG, PJP, JFIF) et texte/révision (TXT, TEXT, JSON, CSV, MD). Grâce à cette couverture, vous pouvez travailler avec la plupart des documents bureautiques courants.
- Pour télécharger un fichier, cliquez sur l'icône Ouvrir (+) et choisissez TéléchargerSélectionnez le fichier dans le navigateur et il sera ajouté en tant que pièce jointe à la conversation.
- Écrivez votre demande dans le chat, par exemple : « Décrivez cette image » ou « Quelles recommandations feriez-vous sur la base de ce document ? » Vous pouvez poser des questions complémentaires sans avoir à télécharger à nouveau le fichier.
Idées d'invites utilesAprès avoir téléchargé un CV, veuillez indiquer : « Aidez-moi à rédiger une lettre de motivation pour un poste de marketing junior, en mettant en valeur mon expérience pertinente. » Pour un rapport, veuillez indiquer : « Résumez le document avec trois recommandations clés et ajoutez une citation conforme aux normes APA. »
Copilot dans Excel : données, formules et résultats
Si vous travaillez avec des feuilles de calcul, Copilote dans Excel C'est un accélérateur pour comprendre les données et créer des formulesIl vous aide à importer des données depuis le Web, OneDrive ou SharePoint, à mettre en évidence des informations, à trier et à filtrer sans effort, et à générer ou expliquer des formules en fonction du contexte.
Parmi ses avantages, se distingue la possibilité de poser des questions sur vos données. Copilot peut afficher des graphiques, des tableaux croisés dynamiques, des résumés, des tendances ou des valeurs aberrantes. C'est comme si vous aviez un analyste à vos côtés.
Où se trouve Copilot dans Excel ? Vous pouvez utiliser l'icône du ruban de l'onglet Accueil pour ouvrir des idées de conversation ou discuter. Vous verrez également une icône scintillante dans la cellule sélectionnée avec des actions rapides contextuelles.
- Formater les données sous forme de tableau ou de plage afin que Copilot puisse les « comprendre ».
- Ouvrez Copilot et choisissez entre créer quelque chose de nouveau, suggérer des formules ou des formats ou résumer des données.Si vous préférez, ouvrez le chat et faites votre propre demande gratuite.
Confidentialité : Contrôle de la formation des modèles
Si vous vous connectez à Copilot avec votre compte Microsoft (ou un compte tiers), vous pouvez décider si vos conversations sont utilisées pour former des modèles d'IA génératifs. que Copilot utilise. Si vous vous désinscrivez, vos conversations passées, présentes et futures ne seront pas utilisées à cette fin, sauf si vous modifiez vos préférences ultérieurement ; cette modification prendra effet dans environ 30 jours.
Si vous ne vous connectez pas, Copilot ne s'entraîne pas avec vos conversations.. Veuillez également noter que ce paramètre n'empêche pas d'autres utilisations décrites dans la Déclaration de confidentialité (améliorations générales du produit, sécurité, conformité, publicité, etc.).
- Sur copilot.microsoft.com: profil > nom du profil > Confidentialité > Formation au modèle texte/parole.
- Dans Copilot pour Windows: Profil > Paramètres > Confidentialité > Formation du modèle texte/parole.
- Dans l'application mobile: menu > profil > Compte > Confidentialité > Formation au modèle texte/parole.
Microsoft pourrait progressivement étendre ces contrôles à davantage de pays. où l'historique des discussions n'est actuellement pas utilisé à des fins de formation, toujours dans le respect des réglementations locales en matière de confidentialité.
Gouvernance avancée : rechercher et supprimer les données copilotes avec eDiscovery
Dans les environnements d’entreprise, vous pouvez utiliser eDiscovery (Premium) et Microsoft Graph pour rechercher et supprimer les messages utilisateur et les réponses Copilot. dans les applications et services pris en charge. Ceci est utile pour supprimer des informations sensibles ou inappropriées, ou pour répondre à des violations de données.
Autorisations requisesPour créer un dossier et utiliser des collections, vous devez appartenir au groupe de rôles « Administrateur eDiscovery » dans le portail Microsoft Purview. Pour supprimer des données, vous devez posséder le rôle « Recherche et purge », inclus par défaut dans « Enquêteur de données » et « Administration de l'organisation ». Le nombre de rôles est limité. 100 articles par boîte aux lettres pour chaque opération de suppression afin d'accélérer la réponse.
Étape 1 : Créer un dossier
Tout d’abord, créez un dossier dans eDiscovery (Premium) Pour gérer l'ensemble du processus de recherche et de purge. Ce dossier sera le conteneur où vous ajouterez les collections définissant ce qui sera examiné et supprimé.
Étape 2 : Créer une estimation de la collecte
Ensuite, créez une estimation de collecte qui recherche les données Copilot à supprimer.Cette recherche « brouillon » renvoie l'ensemble des éléments candidats. À l'étape 5, vous pouvez purger les éléments renvoyés par la collection, en respectant la limite d'éléments par emplacement.
Sources de données et classes d'entités (les messages et réponses des utilisateurs sont stockés dans la boîte aux lettres de l'utilisateur) :
- Excel →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Excel - Notes de l'IA du facilitateur →
IPM.SkypeTeams.Message.TeamCopilot.AiNotes.Teams - boucle →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Loop - Application Microsoft 365 →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.M365App - Copilot pour Bing (Microsoft 365 Copilot Chat) →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat - Microsoft Forms →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Forms - OneNote →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.OneNote - Outlook →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Outlook - PowerPoint →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Powerpoint - SharePoint →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.SharePoint - Chaîne Teams →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams - Chat d'équipe →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams - Chat copilote Teams (Chat copilote Microsoft 365) →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat - Réunion d'équipe →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams - Microsoft 365 Teams Chat (BF) →
IPM.SkypeTeams.Message - Chat Web →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.WebChat - Tableau blanc →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Whiteboard - Word →
IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Word
Suggestions de consultation: utiliser la condition Type et sélectionnez « Activité copilote ». Ajoutez une plage de dates ou des mots-clés pour affiner votre recherche et la maintenir pertinente.
Identifier les requêtes Web lors de l'utilisation de Copilot
Si la recherche Web est activée pour Copilot, les requêtes envoyées à Bing peuvent être localisées dans eDiscoveryPour ce faire : filtrez par activité Copilot, téléchargez un élément, ouvrez-le avec un éditeur et localisez WebSearchQuerySi présent, vous verrez la requête exacte envoyée à Microsoft Bing ci-dessous.
Étape 3 : Examiner le résultat de la collecte
Examiner un échantillon d'articles retournés pour confirmer que la collection ne contient que ce que vous souhaitez supprimer. Fiez-vous à statistiques sur les meilleurs emplacements répertorier les sources avec les résultats et préparer cette liste pour l'étape suivante.
Étape 4 : Supprimer les politiques de conservation et de rétention
Avant de procéder à la purge, supprimez toutes les suspensions ou stratégies de rétention des boîtes aux lettres cibles., sinon le système conservera les données. Notez la politique supprimée afin de pouvoir la réappliquer après la suppression.
Étape 5 : Supprimer des données avec Microsoft Graph
Une fois tout vérifié, vous pouvez désormais supprimer les données Copilot renvoyées par la collection. à l'aide de Graph Explorer. Le processus comprend trois tâches : obtenir l'ID du dossier, l'ID de la collection et effectuer la purge.
- Obtenir l'ID du dossier: Accédez à Graph Explorer et connectez-vous avec un compte doté du rôle « Recherche et purge ». Exécutez une requête GET sur
https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases(assurez-vous de sélectionner la version de l'API v1.0). Localisez votre cas endisplayNameet copiez son identifiant. - Obtenir l'identifiant de la collection: exécute un GET pour
https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches, en remplaçant{ediscoveryCaseID}. Localisez la collection pardisplayNameet confirme soncontentQuery. Copiez l'identifiant de recherche. - Purger les données: envoie un POST à
https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches/{ediscoverySearchID}/purgeDataSi tout se passe bien, vous verrez un code HTTP indiquant que la demande a été acceptée.
Vous pouvez également utiliser PowerShellPar exemple, dans le cloud du gouvernement américain : Connect-MgGraph -Scopes "ediscovery.ReadWrite.All" -Environment USGov et alors Invoke-MgGraphRequest -Method POST -Uri '/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/<ediscoverySearchID>/searches/<search ID>/purgeData'.
Étape 6 : Confirmez la suppression
Après la purge, les données sont déplacées vers le dossier SubstrateHolds caché. pour au moins 1 jour, et sont définitivement supprimés entre 1 et 7 jours plus tard, lors de l'exécution du timer. Aucune notification n'est visible pour l'utilisateur final.
Étape 7 : Réappliquer les retenues
Une fois que vous avez vérifié que les données ont été supprimées, réappliquez les conservations et les politiques. aux boîtes aux lettres affectées pour restaurer l'état de conformité d'origine.
Vidéos et démonstrations utiles
Il existe de courtes vidéos qui montrent comment Copilot vous aide à rechercher et à citer dans Word. (par exemple, un qui dure 59 secondes) et comment localiser des références exactes dans des documents Word (un autre qui dure 47 secondes), vous reliant directement à la section spécifique dont vous avez besoin.
Si vous souhaitez vous entraîner, recherchez les options « Essayer dans Word » ou parcourez la galerie vidéo Copilot.Regarder ces démonstrations rapides est un excellent moyen de s'inspirer de cas d'utilisation réels et de les appliquer à votre travail quotidien.
La clé pour trouver des fichiers avec Copilot sur Windows est de combiner sa recherche unifiée avec des filtres, un accès rapide et des recommandations., vous assiste en cas de besoin avec le téléchargement de fichiers pour analyser le contenu sans l'ouvrir, Copilot pour Excel pour explorer les données et les contrôles de confidentialité pour décider de l'utilisation de vos conversations. En entreprise, eDiscovery et Graph vous permettent également de localiser et de supprimer les activités Copilot de manière vérifiable et sécurisée.