Créer une requête simple pour une base de données Access

Lorsque vous travaillez avec Microsoft Access et que vous souhaitez capturer exactement les données qui vous intéressent Sans vous perdre dans des tables entières, les requêtes sont votre meilleur allié. La bonne nouvelle, c'est que créer une requête simple est rapide, flexible et, si vous savez où chercher, incroyablement efficace.

Dans les lignes suivantes, vous verrez comment construire des requêtes avec le Assistant de requête et l' Vue de conception, les avantages de chaque approche et comment appliquer des critères, des jointures, des totaux, des expressions et des tris pour affiner les résultats. Nous aborderons également les aspects utiles de l'écosystème Access : sécurité, utilisation, modèles et intégration, afin que vous puissiez tirez le meilleur parti de votre base de données au jour le jour.

Qu'est-ce qu'une requête Select dans Access et pourquoi l'utiliser ?

Une requête de sélection est un objet qui affiche des informations dans la vue Feuille de données de vos tables (et même d'autres requêtes), mais les données elles-mêmes ne sont pas enregistrées ; elles sont simplement affichées. Cela vous permet de vous concentrer sur l'essentiel et de combiner plusieurs sources sans dupliquer quoi que ce soit.

Pensez à une table de contacts : lorsque vous l’ouvrez, vous verrez tous les champs et enregistrements, mais souvent, une simple table suffit. une poignée de colonnes ou un sous-ensemble de lignesC'est là qu'intervient la requête : vous conservez les champs que vous souhaitez, appliquez des filtres et, si nécessaire, joignez les données de différentes tables pour obtenir une vue claire et réutilisable.

• Principaux avantages des consultations : vous pouvez afficher uniquement les champs nécessaires, ce qui permet d'économiser le bruit visuel lorsqu'un tableau comporte de nombreuses colonnes.
• Possible combiner des données provenant de plusieurs sources et définir comment ils s'articulent (jointures), ce qui est essentiel lorsque l'on travaille avec des données liées.
• Admet expressions comme champs, par exemple des fonctions comme Date ou Format pour les calculs et les formats dans les résultats.
• montrons enregistrements répondant à des critères spécifiques, en sauvegardant ce filtre pour le réutiliser quand vous le souhaitez.

Créer une requête consiste à suivre quelques étapes de base : d'abord vous choisissez sources de données (tables ou requêtes), puis les champs qui apparaîtront et, le cas échéant, définir les critères de filtrageUne fois que vous l'avez, vous pouvez l'exécuter pour voir les résultats, l'enregistrer et l'utiliser plus tard comme source pour des formulaires, des rapports ou d'autres requêtes.

Si vous recherchez un environnement sûr pour pratiquer, la base de données d'échantillons Vent du nord C'est idéal pour mieux comprendre le fonctionnement des requêtes. Grâce aux données clients et commandes, il vous permet de tester les jointures, les filtres et les totaux dans un scénario réaliste.

L'accès en contexte : qu'est-ce que c'est et à quoi ça sert

Microsoft Access est le Base de données de la suite bureautique Conçu pour créer, gérer et accéder à l'information de manière très accessible, il est idéal pour les entreprises et les équipes qui recherchent une solution rapide et flexible, sans avoir à gérer des implémentations complexes.

• Gestion des données:Concevez des bases de données personnalisées pour les clients, les inventaires, les projets ou tout ensemble d'informations.
• Suivi des informations:Sauvegardez et contrôlez les enregistrements importants, des finances aux jalons du projet ou à l'historique.
• Rapports et analyses: générer des rapports avec vos requêtes pour prendre des décisions avec des données clair.
• Automation:Créez des formulaires et des macros qui rationalisent les tâches répétitives.
• Intégration de bureau:Il s'entend très bien avec Excel et Word pour importer et exporter des données en toute simplicité.

Comment fonctionne Access à l'intérieur

Le pilier de l'accès est le dessiner, où les données sont stockées en lignes (enregistrements) et en colonnes (champs). Chaque champ correspond à une donnée spécifique, comme un numéro de téléphone ou un prix.

Les relations Ils permettent de relier des tables (par exemple, des clients avec des commandes) afin de préserver l'intégrité et d'éviter les redondances. Grâce à ces liens, vous pouvez joindre les informations entre les tables de manière cohérente.

Avec l' consultations Vous filtrez, triez, calculez et combinez des données. Vous pouvez utiliser le concepteur visuel ou, si vous êtes expérimenté, écrire des instructions dans la vue SQL pour créer des requêtes complexes.

Les des formes Il s'agit de l'interface de saisie et d'édition de données, conçue pour que tout utilisateur puisse travailler confortablement sans toucher directement les tableaux.

Sécurité : ce que vous devez garder à l'esprit

Access vous permet de protéger vos bases de données avec mots de passe et cryptage, mais il est important de renforcer ces bonnes pratiques. Ne vous fiez pas uniquement au fichier : organisez judicieusement les autorisations et les copies.

• Mots de passe forts et des changements périodiques ; évitez les combinaisons évidentes et partagez l'accès uniquement avec les parties appropriées.
• Mises à jour et correctifs mis à jour pour combler d'éventuelles lacunes.
• Contrôle d'accès par utilisateurs ou groupes, limitant la visualisation, la modification ou la suppression.
• Les sauvegardes régulier et bien conservé, au cas où quelque chose serait corrompu ou supprimé accidentellement.
• protection contre les programmes malveillants mis à jour pour garder l'environnement propre.
• Audits de sécurité pour détecter les points faibles et les corriger à temps.

Accès à distance et applications Web

Si vous devez travailler à l'extérieur, une option directe est Microsoft Remote Desktop:Vous vous connectez à l'ordinateur sur lequel Access est installé et c'est tout, comme si vous y étiez.

Une autre façon est de créer un Accéder à l'application Web y publiez-le sur SharePoint ou Microsoft 365. Vous aurez la base de données accessible depuis votre navigateur, avec des données stockées dans le cloud Microsoft.

Applications Web Access : ce qu'elles offrent

• Conception visuelle intuitive pour les formulaires et les vues, idéal pour créer des écrans attrayants sans programmation.
• Données dans la nuée (SharePoint), accessible depuis n'importe où avec Internet.
• Automatisation et logique pour les flux de travail intégrés à l'application.
• Collaboration multi-utilisateur en temps réel sur la même application.

Projets typiques dans lesquels Access s'intègre

• Stocks avec les stocks, les dates d'expiration et les mouvements.
• CRM avec suivi client, achats et actions commerciales.
• inscription des employés avec des données sur l'emploi et des dates clés.
• Dépenses et budgets avec des rapports financiers.
• domaine de la santé: : Rendez-vous et antécédents de base des patients.
• Bibliothèques: catalogues, prêts et retours.
• Suivi des activités comme des équipements ou des véhicules.

Avantages et inconvénients à considérer

Access brille parce qu'il est facile à utiliser, permet le travail multi-utilisateurs, propose des modèles, l'importation à partir d'autres formats et des requêtes puissantes ; idéal pour les projets de petite et moyenne taille.

Du côté le moins agréable, vous avez besoin de notions de base bases de données, la sécurité n'est pas aussi forte que celle des moteurs plus gros et la capacité est limitée : avec beaucoup de données, vous pouvez remarquer des ralentissements ou une corruption de fichiers.

Créer une requête avec l'assistant de requête

L'Assistant est le moyen le plus rapide lorsque vous souhaitez un requête simple en quelques clicsVous perdez un peu de contrôle, mais vous gagnez en vitesse, et l'assistant vous avertit même des erreurs de conception de base.

Avant de commencer : les relations dans l'ordre

Si vous fusionnez des champs provenant de sources non liées, l'assistant vous demandera si vous souhaitez créer des relationsLa fenêtre « Relations » s'ouvrira pour vous permettre d'effectuer vos ajustements, mais attention : vous devrez ensuite redémarrer l'assistant. Il est préférable d'avoir les relations prêtes avant de commencer.

1. Dans l'onglet Créer, dans le groupe Requêtes, choisissez Assistant de requêteDans la boîte Nouvelle requête, confirmez l'assistant et cliquez sur OK.
2. Ajouter des champs : vous pouvez inclure jusqu'à 255 champs de 32 tables ou requêtesPour chacun, sélectionnez la source dans Tables/Requêtes et double-cliquez sur le champ (ou utilisez >> pour les afficher tous) et cliquez sur Suivant.
3. Si vous n'incluez pas de champs numériques, vous passerez directement à la finalisation. S'il y a des champs numériques, l'assistant vous demandera de choisir entre Détails (voir les enregistrements un par un) ou Résumé (agrégats).
4. Dans les options de résumé, vous pouvez définir pour chaque champ numérique des fonctions telles que Somme, moyenne, minimum ou maximum et, si nécessaire, vérifiez le nombre d'enregistrements de la source.
5. Si vous avez ajouté un champ date/heure, vous aurez la possibilité de regrouper par jour, mois, trimestre ou année afin que le résumé ait un sens temporel.
6. Sur le dernier écran, attribuez un titre et choisissez d'ouvrir la requête ou de la modifier en mode Création ; lorsque vous l'ouvrez Vous verrez les données dans la fiche technique, et si vous décidez de le modifier, vous entrerez dans le concepteur.

Si vous êtes à l'aise avec SQL, vous pouvez toujours passer à la Vue SQL pour écrire ou affiner la requête à la main : parfait pour les cas avec des critères complexes ou des calculs personnalisés.

Concevoir une requête manuellement en mode Création

La vue Design vous donne contrôle total sur la conception: sources, jointures, champs, critères, totaux… Cela demande un peu plus de soin, mais permet de tout ajuster au millimètre.

Étape 1 : Ajouter des sources de données

Allez dans Créer > Conception de requêtes et ajoutez les sources (tables ou requêtes) nécessaires. Vous pourrez en ajouter d'autres ultérieurement si la conception l'exige.

L'accès créera jointures automatiques S'il détecte des relations entre vos tables, il effectuera également une jointure lorsque deux champs ont des types compatibles et que l'un d'eux est une clé primaire. Il est toutefois conseillé de vérifier ces jointures au cas où vous auriez besoin de les modifier.

Il peut arriver que vous souhaitiez utiliser deux fois la même source (auto-jointure). Par exemple, dans une table Employés dont le champ contient l'identifiant du responsable, vous pouvez relier le tableau à lui-même Pour afficher le nom du responsable. Access appellera la deuxième source « Table_1 ».

Étape 2 : Combiner les sources connexes

Si des relations existent déjà, Access crée généralement jointures internes Directement. Avec l'intégrité référentielle, vous verrez un « 1 » d'un côté et le symbole ∞ de l'autre, ce qui est utile pour identifier le déroulement de la relation.

S'il n'existe aucune relation ou si vous avez ajouté des requêtes comme sources, les jointures risquent de ne pas être créées automatiquement. Faites glisser un champ d'une source vers le champ correspondant d'une autre pour ajouter la combinaison manquant.

Pour modifier le type de jointure (par exemple, de l'intérieur vers l'extérieur), double-cliquez sur la ligne de jointure et ajustez Propriétés de la combinaison L'option qui inclut les enregistrements dont vous avez besoin. C'est le moyen d'accéder aux enregistrements qui ne correspondent pas de l'autre côté.

Étape 3 : Choisir les champs de sortie

Depuis le panneau supérieur, faites glisser les champs vers la ligne Terrain Depuis la grille du concepteur. Access renseignera automatiquement la ligne du tableau pour identifier la source, vous permettant ainsi d'identifier la provenance de chaque donnée.

Si vous avez besoin de calculs ou de formatage, ajoutez-en un. expression comme champDans une colonne libre, faites un clic droit sur la ligne Champ > Zoom, puis saisissez l'expression commençant par un libellé et deux points (par exemple, « Dernière mise à jour : »). Vous pouvez utiliser des fonctions telles que Format o InCad, ainsi que les opérateurs et les constantes.

Étape 4 : Appliquer les critères de filtrage

En ligne Critères Dans le champ qui vous intéresse, saisissez la condition à respecter. Par exemple, pour limiter la ville à « Las Vegas », saisissez cette valeur dans les critères du champ Ville ; vous ne verrez alors que enregistrements qui répondent à la condition.

Si vous souhaitez des alternatives, utilisez la ligne O Selon les critères. Ainsi, les données doivent répondre à l'un des critères énumérés pour être incluses dans le résultat final.

Lorsque vous utilisez des critères avec plusieurs champs, gardez à l'esprit que tous les critères d'une même ligne agissent ensemble. Si un enregistrement ne remplit pas toutes les conditions d'une ligne spécifique, n'apparaîtra pas dans la sortie.

Vous pouvez également filtrer par un champ sans l'afficher : ajoutez-le à la mise en page, décochez la case Voir et laissez les critères tels quels. Utile pour filtrer sans encombrer la vue des résultats.

Étape 5 : Calculs récapitulatifs (totaux)

Pour additionner, faire la moyenne ou compter, activez la ligne Total dans l'onglet « Création de requête > Afficher/Masquer > Totaux ». Pour chaque champ, choisissez la fonction disponible en fonction de son type (Somme, Moyenne, Minimum, Maximum, etc.) et vous obtiendrez ajouté instantanément.

Étape 6 : Exécuter, trier, enregistrer et réviser

Haz clic en course Pour afficher le résultat dans la feuille de données, retournez en mode Création depuis Accueil > Vues et modifiez les champs, expressions ou critères jusqu'à obtenir le résultat souhaité. vous obtenez le résultat escompté.

Pour trier, utilisez la ligne Ordre du concepteur (Croissant/Décroissant) et si vous êtes intéressé par l'affichage de tous les champs d'une table, vous pouvez utiliser le astérisque (*) comme caractère générique pour « tous les champs ».

Si vous êtes familier avec SQL, ouvrez le Vue SQL et façonne la requête à partir du langage : c'est utile pour les règles avancées et pour comprendre ce qui se cache derrière le concepteur visuel.

Une fois la conception terminée, enregistrez la requête sous un nom clair et descriptif. Ouvrez-la ensuite pour vérifier. les données et les formats sont cohérents Ce dernier examen vous évitera des surprises dans les rapports ou les formulaires.

Utiliser votre requête sous une forme fractionnée

Un formulaire fractionné affiche à la fois la feuille de données et le formulaire. Dans le volet de navigation, sélectionnez la table ou la requête source et accédez à Créer > Plus de formulaires > Diviser le formulaireDe cette façon, vous pouvez localiser un enregistrement dans la feuille et le modifier dans le formulaire sans changer d'écran.

Si vous souhaitez une ressource supplémentaire pour approfondir vos connaissances, voici un PDF qui peut élargir vos connaissances : Télécharger le PDFCela vous aidera à renforcer les fondamentaux des bases de données et mieux comprendre comment les requêtes s’intègrent dans le tableau plus large.

Créer des requêtes simples dans Access est une question de maîtrise : l'assistant simplifie les choses et le mode Création offre une précision chirurgicale. Entre jointures judicieuses et critères clairs, totaux quand il touche et des expressions pour couronner le tout, vous aurez des listes qui répondent exactement à ce dont vous avez besoin, prêtes à alimenter des formulaires, des rapports ou des analyses sans vous battre avec des tableaux entiers.